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Não fuja dos seus objetivos: como fazer um plano de ação em 7 passos!

Você tem um sonho, projeto, meta ou ideia… e não sabe como começar? (Se você ainda não definiu suas metas, leia o artigo: (Defina metas em 5 passos). Boa parte dos grandes resultados, que as pessoas deixam de obter, vem por falta da organização das atividades, e assim a rotina vai te engolindo, e seu sonhos vão sendo abandonados.

Existem várias ferramentas que você pode utilizar como metodologia para se estabelecer um plano de ação eficaz, individual ou em equipe. Um das ferramentas mais simples de usar, e que traz resultados surpreendentes para seus projetos, é a técnica 5W2H, para a construção de um plano de ação.

A ferramenta recebe este nome devido a primeira letra das palavras em inglês:

• What (o que será feito),

• Who (quem fará),

• When (quando será feito),

• Where (onde será feito),

• Why (por que será feito)

• How (como será feito)

• How Much (quanto custará)

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O plano de ação que é desenhado com ajuda desta ferramenta nada é mais do que desenhar todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. Inicialmente, o ideal é identificar e relacionar todas as atividades necessárias.

Se você quer ter resultados mais eficazes, em suas ações, projetos ou idéias, utilize sempre estes 7 passos, para um excelente plano de ação:

1. Plano de Ação O que (“What”?)

Deixar claro tudo o que deverá ser feito. Trago o conceito de escopo do projeto: “Todo o trabalho necessário, e tão somente o necessário, para a entrega.” Ou seja, somente as atividades realmente necessárias para obter o resultado desejado.

2.Plano de Ação: Quando (“When”?)

Não existe elaboração de metas sem prazo estipulado e claro. Negocie os prazos com sua equipe, de forma atingível, mas que gere uma certa pressão interna de “vamos a luta”. Acompanhe a execução das atividades durante toda a execução, crie marcos (datas de verificação) antes mesmo da data final. Existem (muitas) pessoas que tem a tendência a procrastinação e deixam tudo pra última hora.

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3. Plano de Ação: Quem  (“Who”?)

Se a sua execução envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação (“Who”?). Excelente para evitar transferências de responsabilidade ou broncas generalizadas.

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4. Plano de Ação: Por que (“Why”?)

Quando necessário, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês (“Why”?) da realização de cada ação. Acredito muito na importância deste ‘W”. O por quê das ações é encontrar o motivo de elas serem necessárias ao alcance da meta. Motivo+Ação= Motivação! É a origem da palavra que todos os gestores tanto se preocupam. Dar a importância a determinada ativadade, é dar motivos para a ação dela, motivando o responsável pela entrega.

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5. Plano de Ação: Onde (“Where”?)

Onde (“Where”?) serão feitas ou realizadas as atividades do plano: Departamento, local de trabalho, realização, etc. Importante principalmente para atividades externas e/ou que exijam a participação de outras pessoas/departamentos.

6. Plano de Ação: Como (“How”?)

O como (“How”?) deverão ser feitas. Envolva os participantes, os colaboradores devem saber melhor que você os detalhes de suas atividades e setor. Negocie prazos para as entregas, e as qualidades e delegue o ‘como fazer’ ao responsável pela atividade.

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7. Plano de Ação:  Quanto custa (“How Much”?)

Custos ou investimentos (“quanto vai custar?) necessários para tal finalidade. Aqui tente ser o mais criativo possível. Existem gestores que só conseguem propor ações contando com as variáveis “comprar”, “investir” ou “recrutar”. Lembre-se sempre: administrar é gerenciar recursos escassos. Caso seja necessário, convoque um responsável do setor financeiro para a reunião, evitando perder tempo em custos ou despesas que não serão aprovadas posteriormente.

Agora que você já conhece os 7 passos, não esqueça de apresentá-los ou relembrá-los para sua equipe. Uma forma simples de trabalhá-lo durante a reunião, é montar previamente, uma planilha em Excel.

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Um abraço,

Caroline Fioravante

 

 

Sobre Caroline Fioravante

Caroline Fioravante é Coach certificada em Wake up Coaching, Coach Professional, e Trainer pela ISPC – Lisboa – Portugal. Co-Autora do livro “Estratégias para Pequenas e Médias Empresas”, pela Editora Ser Mais. Formada em Direito pela UFRN, com MBA em Gestão Estratégica de Negócios, além de cursos de Gerenciamento de Projetos, Técnicas de Melhoria de Processos pela FGV, Programa de Supervisão de Lojas – Grupo Freedman e Eneagrama. Atua como Consultora, Coach, Mentoring, além de realizar palestras e treinamentos sobre os mais diversos assuntos relacionados à liderança, planejamento estratégico, gestões de equipes eficazes, vendas e coaching.

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